Microsoft 365 Lizenz-Audit 2026: Nach der Preiserhöhung den richtigen Plan wählen

Seit dem 1. Juli 2026 gelten neue Microsoft-365-Preise — und viele Betriebe spüren das erst jetzt, wenn die erste Verlängerungsrechnung eintrifft. Die Erhöhungen reichen je nach Plan von 0 bis 33 Prozent. Wer bis dahin keinen Lizenzbestand auditiert hat, zahlt die höheren Sätze auch auf Lizenzen, die längst nicht mehr aktiv genutzt werden.

Das allgemeine Pricing-Briefing hat die ausführliche Preiserhöhungs-Analyse bereits übernommen. Hier geht es um das Danach: welche Pläne für welche Mitarbeiterbedürfnisse sinnvoll sind, wie ein Audit in fünf Schritten abläuft, und wo die versteckten Kostenfallen nach dem Paketumbau lauern.

Was löst den Audit-Bedarf aus?

Die Preisanpassungen treffen nicht alle Pläne gleich. Business Premium bleibt unverändert bei 22,00 USD; Business Standard stieg um 12 % auf 14,00 USD, Business Basic um 16,7 % auf 7,00 USD. Am stärksten trifft es die Frontline-Pläne: F1 mit Teams stieg um 33 %, F3 um 25 %. In Euro entsprechen die neuen Microsoft-Listenpreise bei Jahreszahlung rund 6,07 EUR für Business Basic und 12,13 EUR für Business Standard — jeweils pro Nutzer und Monat (Quelle: Microsoft 365 Licensing News, Juli 2026).

Gleichzeitig hat Microsoft Funktionen in bestehende Pläne verschoben: Business Basic und Standard bekamen 50 GB zusätzlichen Postfachspeicher, erweiterte Sicherheitslinkprüfungen und Copilot-Chat-Funktionen. Das verändert die Kosten-Nutzen-Rechnung: Business Premium kostet jetzt nur noch 10,00 USD mehr als Business Standard — eine Differenz von rund 6,90 EUR pro Nutzer und Monat (19,06 € − 12,13 €). Die Sicherheitsfunktionen (Defender for Business, Intune, Entra ID P1), die nur Premium enthält, haben ihren Preis nicht verändert.

Das eigentliche Einsparpotenzial liegt selten im Wechsel zu einem günstigeren Plan, sondern im Aufräumen des Bestands. Aus der Praxis von IT-Systemhäusern: 20 bis 25 % der gebuchten Lizenzen in typischen KMU sind ungenutzt oder falsch dimensioniert — ehemalige Mitarbeiter, die noch aktiv lizenziert sind, Business-Premium-Lizenzen für Mitarbeiterinnen, die ausschließlich E-Mails lesen, oder Add-ons, die bei einem früheren Planwechsel einfach mitgelaufen sind.

Welcher Plan passt zu welchem Mitarbeiter-Typ?

Die Planwahl hängt vom konkreten Nutzerprofil ab. Diese Übersicht gilt für Business-Pläne (bis 300 Nutzer), Jahreszahlung, netto:

Business Premium ist für Betriebe, die eine Cyberversicherung aufrechterhalten wollen, oft der wirtschaftlichere Gesamtweg: Es deckt MFA-Erzwingung per Conditional Access, Endpoint-Schutz und Mobile Device Management aus einer Hand ab — Funktionen, die in den meisten Versicherungspolicen explizit verlangt werden. Welche Maßnahmen Versicherer konkret fordern, zeigt der Beitrag Cyberversicherung 2026: Diese IT-Maßnahmen verlangen Versicherer von KMU. Da der Preisabstand zu Standard durch die Erhöhung kleiner geworden ist, lohnt sich die Upgrade-Entscheidung für sicherheitsbewusste Betriebe heute eher als vor Juli 2026.

Wie läuft ein Lizenz-Audit in fünf Schritten ab?

Schritt 1: Lizenzbestand exportieren. Im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte sehen Sie alle gebuchten Lizenzen. Den Nutzungsbericht finden Sie unter Berichte > Verwendung > Microsoft 365-Aktivierungsbericht. Exportieren Sie beides als CSV — das ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Schritt 2: Inaktive Konten identifizieren. Filtern Sie den Aktivierungsbericht nach Konten, bei denen die letzte Aktivität länger als 90 Tage zurückliegt. Ehemalige Mitarbeiter, saisonale Kräfte und Testkonten sind die häufigsten Funde. Jede gestrichene Lizenz spart sofort.

Schritt 3: Pläne je Nutzerprofil prüfen. Wer kein Desktop-Office benötigt und Teams hauptsächlich für Meetings nutzt, ist mit Business Basic gut bedient — für etwa die Hälfte des Business-Standard-Preises. Gegenprobe: Wer regelmäßig im Homeoffice mit Unternehmensgeräten arbeitet, profitiert von Intune und braucht Premium.

Schritt 4: Einsparpotenzial konkret berechnen. Ein Betrieb mit 20 Nutzern auf Business Standard zahlt nach der Erhöhung 20 × 12,13 EUR = 242,60 EUR/Monat, also rund 2.911 EUR/Jahr. Wenn das Audit zeigt, dass fünf Nutzer ausschließlich E-Mails und Webversionen benötigen, wechseln diese auf Business Basic (6,07 EUR). Ergebnis: 15 × 12,13 + 5 × 6,07 = 212,30 EUR/Monat = 2.548 EUR/Jahr — eine Jahresersparnis von rund 363 EUR, allein durch Rightsizing. Kommen zwei bis drei ungenutzte Altlizenzen dazu, überschreitet die Einsparung schnell 500 EUR pro Jahr.

Schritt 5: Verlängerungsdatum vormerken. Die neuen Preise greifen erst bei der nächsten Verlängerung. Jahresverträge, die im Frühjahr 2026 verlängert wurden, laufen bis ins Jahr 2027 auf den alten Konditionen. Setzen Sie sich eine Erinnerung 30 Tage vor dem Verlängerungstermin — Lizenzen lassen sich unterjährig in der Regel nicht reduzieren.

Welche Lizenzfallen entstehen nach dem Paketumbau?

Copilot Chat ist seit Juli 2026 in allen Business-Plänen enthalten — auch in Basic und Standard, ohne gesonderte Aktivierung. Wer KI-Features für bestimmte Nutzer oder Gruppen deaktivieren will, muss das im Admin Center aktiv konfigurieren. Ohne Anpassung haben alle lizenzierten Nutzer Zugriff auf Copilot Chat — was DSGVO-Fragen zur Datenverarbeitung aufwirft, wenn keine interne KI-Nutzungsrichtlinie besteht.

Der Consumer-Tarif Copilot Pro wurde am 1. August 2026 eingestellt. Wenn Mitarbeitende Copilot Pro privat gebucht hatten, wurden sie auf einen Microsoft-365-Consumer-Plan migriert. Prüfen Sie in solchen Fällen, ob die KI-Nutzung dieser Personen in Ihrer Unternehmensrichtlinie korrekt erfasst ist und ob sie über das Unternehmen abgewickelt werden sollte.

Frontline-Konten an geteilten Geräten stehen vor einer zusätzlichen Herausforderung: Die starken Preiserhöhungen bei F1 und F3 machen eine sorgfältige Prüfung der optimalen Lizenzstruktur nötig — besonders im Zusammenhang mit den Entra-ID-Anforderungen für geteilte Endgeräte, die im Kontext der Passkey-Umstellung ab September 2026 relevant werden.

Was bringt der kostenlose Copilot-Test bis Ende 2026?

Microsoft bietet seit August 2026 unter dem Namen „Copilot in 30" ein kostenloses 30-Tage-Pilotprogramm für Microsoft 365 Copilot an — ausschließlich für Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitern, zugänglich nur über einen CSP-Partner. Das Programm umfasst bis zu 25 Nutzer und läuft bis 31. Dezember 2026. Es enthält einen rollenbasierten „Copilot Success Planner", der die Testnutzer beim Onboarding begleitet.

Wichtig: Nach Ablauf der 30 Tage wechselt das Abonnement ohne aktive Kündigung innerhalb eines 7-Tage-Fensters automatisch in ein bezahltes Abo (Microsoft 365 Copilot, 30,00 USD/Nutzer/Monat). Das Programm gilt je Tenant nur einmal; Enterprise-SKUs (E3/E5/E7) sind ausgeschlossen.

Wer prüfen will, ob sich der Copilot-Einstieg lohnt, sollte dieses Fenster nutzen — aber erst nachdem der Lizenzbestand aufgeräumt ist. Die Einführungsstrategie beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Copilot im KMU einführen.

Vier Fragen aus der Praxis

Darf ich während einer laufenden Laufzeit Lizenzen reduzieren? Bei Jahresverträgen ist das in der Regel nicht möglich — Anpassungen nach unten gelten erst zur Verlängerung. Lizenzen lassen sich jederzeit hinzubuchen. Den genauen Termin und die Bedingungen finden Sie im Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte > Menge ändern.

Was passiert mit Daten, wenn eine Lizenz ausläuft? Microsoft hält Daten deprovisionierter Konten üblicherweise 30 Tage gesperrt, bevor sie gelöscht werden — das ist kein Backup-Ersatz, sondern ein Notfallfenster. Was ein unerwarteter M365-Ausfall einen Tag kostet, lässt sich mit dem Ausfallkosten-Rechner schnell abschätzen.

Brauche ich Business Premium für die Cyberversicherung? Nicht zwingend, aber viele Policen setzen MFA, Endpoint-Schutz und Patch-Management voraus. Business Premium deckt diese drei Anforderungen aus einer Hand ab — und da der Preisabstand zu Standard kleiner geworden ist, fällt die Entscheidung heute leichter.

Wie lange dauert ein Lizenz-Audit? Für einen Betrieb mit 10 bis 50 Nutzern reicht in der Regel ein halber Tag: Berichte exportieren, inaktive Konten filtern, Nutzerprofile prüfen, Ergebnis dokumentieren. Ab 100 Nutzern oder mehreren Standorten empfiehlt sich PowerShell-Unterstützung oder die Begleitung durch einen Microsoft-Partner.

Sie möchten Ihren Microsoft-365-Lizenzbestand vor der nächsten Verlängerung professionell prüfen lassen? Wir begleiten M365-Projekte und IT-Support im Ruhrgebiet — ob in Recklinghausen, Gelsenkirchen oder anderswo in der Region — und helfen Ihnen, den richtigen Zuschnitt für Ihren Betrieb zu finden.