KI-Beratung für KMU bedeutet: herausfinden, welche Aufgaben in Ihrem Betrieb künstliche Intelligenz heute schon zuverlässig übernehmen kann — und genau diese Lösungen anschließend DSGVO-konform einführen. Yurtbay.dev bietet KI-Beratung für kleine und mittlere Unternehmen in Recklinghausen und dem Ruhrgebiet: von der Potenzial-Analyse über die Tool-Auswahl bis zur Umsetzung und Schulung. Beratung und Implementierung kommen dabei aus einer Hand — von einem Ansprechpartner, der das Ergebnis selbst baut.
Wie führen wir Microsoft 365 Copilot richtig ein?
Copilot steckt in Word, Outlook, Excel und Teams — richtig eingeführt spart er im Büroalltag täglich Zeit bei E-Mails, Protokollen, Angebotstexten und Auswertungen. Damit das funktioniert, müssen vorher Berechtigungen, Datenablage und Lizenzen stimmen: Copilot sieht alles, was die jeweilige Person sehen darf — auch versehentlich freigegebene Ordner. Ich begleite die Einführung von der Voraussetzungs-Prüfung über eine kleine Pilotgruppe bis zur Schulung des Teams, damit aus den Lizenzkosten tatsächlich Zeitgewinn wird.
Wie kommt ein DSGVO-konformer Chatbot auf unsere Website?
Ein Website-Chatbot beantwortet Standardfragen zu Leistungen, Terminen oder Abläufen rund um die Uhr — und entlastet Telefon und E-Mail-Postfach spürbar, gerade wenn niemand fürs Beantworten immer gleicher Fragen bezahlt werden soll. DSGVO-konform wird er durch EU-Hosting, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem KI-Anbieter und eine saubere Datenschutzerklärung. Ich baue Chatbots so, dass sie nur mit Ihren eigenen, geprüften Inhalten antworten — statt frei zu fantasieren.
Wie automatisieren wir Dokumente, Rechnungen und Belege?
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Formulare von Hand in Buchhaltung oder Warenwirtschaft zu übertragen, kostet jede Woche Stunden — und produziert Tippfehler. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung liest Beträge, Positionen und Absender automatisch aus und übergibt sie strukturiert an Ihre Systeme. Das reduziert Routinearbeit spürbar und passt gut zur kommenden E-Rechnungs-Pflicht, die strukturierte Rechnungsdaten ohnehin erzwingt.
Wie machen wir unser Firmenwissen per KI durchsuchbar (RAG)?
Angebote, Handbücher, Projektordner, alte E-Mails: Das Wissen ist im Betrieb vorhanden, aber niemand findet es schnell wieder. Mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) stellt Ihr Team Fragen in normalem Deutsch — „Wie haben wir das 2023 beim Kunden X gelöst?“ — und bekommt Antworten mit Quellenangabe aus den eigenen Dokumenten. Auf Wunsch läuft das komplett auf eigener Hardware, sodass keine Daten das Haus verlassen.
Der Einstieg: KI-Potenzial-Workshop — 1 Tag, Ergebnis: Ihr umsetzbarer KI-Fahrplan
Sie müssen nicht mit einem Großprojekt starten. Der KI-Potenzial-Workshop ist ein fest umrissenes Tagesformat — bei Ihnen im Betrieb oder remote. Sie bekommen vorab ein festes Angebot statt Stundensatz-Überraschungen und am Ende ein Ergebnis, mit dem Sie sofort arbeiten können.
Das nehmen Sie aus dem Workshop mit:
- Prozess-Analyse: Wir gehen Ihre Abläufe gemeinsam durch und identifizieren die Stellen, an denen KI messbar Zeit spart — und die, an denen sie es nicht tut.
- Tool-Empfehlung: konkrete Werkzeuge inklusive DSGVO-Einordnung und realistischer Kosteneinschätzung, passend zu Ihrer vorhandenen IT.
- Quick-Win-Priorisierung: was sich zuerst lohnt, was warten kann und was Sie sich komplett sparen können.
- KI-Fahrplan: ein schriftlicher, priorisierter Umsetzungsplan — nutzbar mit mir oder in Eigenregie.
Förderprogramme von Bund und Land können für solche Beratungs- und Digitalisierungsvorhaben infrage kommen — ob und welche zu Ihrem Betrieb passen, prüfen wir gemeinsam.
DSGVO-konforme KI: EU-Hosting, Azure OpenAI oder komplett on-premise
Welche KI-Lösung infrage kommt, entscheidet sich bei KMU fast immer am Datenschutz. Deshalb gehört die DSGVO-Einordnung bei mir von Anfang an dazu — nicht als Nachtrag. Die drei üblichen Wege:
- EU-Hosting: KI-Dienste mit Serverstandort und Vertragspartner in der EU, wenn Cloud grundsätzlich in Ordnung ist, US-Übermittlung aber nicht.
- Azure OpenAI: GPT-Modelle über Microsoft Azure mit Verarbeitung in der EU — Ihre Eingaben werden dabei laut Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Der pragmatische Weg für Betriebe, die ohnehin auf Microsoft 365 setzen.
- On-Premise / Self-Hosting: offene Modelle auf eigener Hardware für Daten, die das Haus gar nicht verlassen dürfen — etwas mehr Aufwand, volle Kontrolle.
Zu jeder Lösung gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, klare interne Regeln, welche Daten eingegeben werden dürfen, und die passende Ergänzung Ihrer Datenschutzerklärung.
So läuft die Zusammenarbeit ab — in 4 Schritten
- Erstgespräch (unverbindlich): etwa 30 Minuten. Wir klären Ausgangslage und Ziele — Sie erfahren direkt, ob und wo KI in Ihrem Betrieb Sinn ergibt.
- KI-Potenzial-Workshop: ein Tag, gemeinsam mit den Menschen, die die Abläufe kennen. Ergebnis: Ihr priorisierter KI-Fahrplan.
- Umsetzung: Ich implementiere die priorisierten Lösungen — jeweils als festes Angebot mit klar umrissenem Umfang.
- Betrieb & Schulung: Einweisung des Teams, Dokumentation und auf Wunsch laufende Betreuung, damit die Lösung im Alltag ankommt.
Keine Folien-KI: Beratung, die selbst umsetzt
Keine Folien-KI: Ich setze um, was ich empfehle — kein Junior, kein Account-Manager dazwischen. Sie sprechen vom Erstgespräch bis zum Betrieb mit derselben Person, die Ihre Lösung baut. Das heißt auch: Ich empfehle nur, was ich technisch selbst verantworten kann — und rate ab, wo KI nur Kosten statt Nutzen bringt.
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Was kostet KI-Beratung für ein kleines Unternehmen?
Sie erhalten vor jedem Schritt ein festes Angebot statt Stundensatz-Überraschungen. Zur Markt-Orientierung: Tages-Workshops kleiner Anbieter liegen typischerweise bei 1.500–2.500 €. Was Ihr konkretes Vorhaben kostet, klären wir im unverbindlichen Erstgespräch.
Ist der Einsatz von ChatGPT & Co. überhaupt DSGVO-konform möglich?
Ja — wenn die Rahmenbedingungen stimmen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, möglichst Datenverarbeitung in der EU, klare interne Regeln, welche Daten eingegeben werden dürfen, und ein Hinweis in der Datenschutzerklärung. Für sensible Daten gibt es Alternativen wie Azure OpenAI mit EU-Verarbeitung oder selbst gehostete Modelle.
Lohnt sich KI schon für einen Betrieb mit 5 oder 10 Mitarbeitenden?
Ja, oft gerade dort: In kleinen Teams frisst Routinearbeit — Angebote schreiben, Belege übertragen, Informationen suchen — prozentual am meisten Zeit. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern ob es wiederkehrende Aufgaben gibt. Genau das prüft die Prozess-Analyse im Workshop.
Müssen unsere Daten dafür in die Cloud?
Nein. Viele Lösungen — etwa durchsuchbares Firmenwissen per RAG — laufen komplett auf eigener Hardware (on-premise). Ob Cloud mit EU-Verarbeitung oder eigener Server die richtige Wahl ist, hängt von Ihren Daten, Ihrer IT und Ihrem Budget ab; genau das klärt der KI-Potenzial-Workshop.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Der KI-Potenzial-Workshop dauert einen Tag und liefert sofort einen priorisierten Fahrplan. Erste Quick-Wins — etwa Textbausteine, E-Mail-Entwürfe oder eine Copilot-Pilotgruppe — lassen sich häufig innerhalb weniger Wochen umsetzen. Größere Vorhaben wie Dokumentenautomatisierung oder RAG planen wir realistisch im Fahrplan.
Gibt es Fördermittel für KI-Beratung?
Förderprogramme von Bund und Ländern können für Beratungs- und Digitalisierungsprojekte infrage kommen — die Bedingungen ändern sich aber regelmäßig und hängen vom Einzelfall ab. Ob und welche Programme zu Ihrem Betrieb passen, prüfen wir gemeinsam im Erstgespräch.
Zum Weiterlesen: KI-Wissen aus dem Blog
- EU AI Act ab August 2026 — was KMU bei ChatGPT, Copilot & Co. jetzt tun müssen — Pflichten und Fristen kompakt
- Microsoft 365 Copilot für KMU: Lohnt sich der Einstieg vor dem Rabattende? — Kosten und Voraussetzungen
- Qdrant self-hosten: Vektordatenbank für RAG per Docker — die Technik hinter durchsuchbarem Firmenwissen
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