openDesk statt Microsoft 365? Was die Bürosuite des Bundes für kleine Unternehmen taugt

„Gibt es nicht diese Bürosuite vom Bund, die Microsoft ersetzt?“ Gemeint ist openDesk. Das fragen mich Betriebe aus dem Kreis Recklinghausen, und gerade gibt es zwei Anlässe: Seit dem 1. Juli 2026 gelten höhere Microsoft-Listenpreise, und Office 2021 sowie Office LTSC 2021 sind seit dem 13. Oktober 2026 ohne Support.

Meine kurze Antwort: openDesk deckt E-Mail, Kalender, Dateien, Office im Browser, Chat und Videokonferenz ab. Es ist aber als Ersatz gebaut, nicht als Ergänzung: Ein Nebeneinander mit Microsoft 365 ist möglich, eine Verzahnung nicht. Für die meisten kleinen Betriebe ist openDesk deshalb ein Kandidat für ein Pilotprojekt 2027, kein Wechselziel für diesen Herbst. Was die Preiserhöhung für Ihren Vertrag bedeutet, steht in meinem Lizenz-Audit für Microsoft 365.

Stand: 20. Oktober 2026, openDesk 1.19.2. Ich habe openDesk nicht selbst im Betrieb; die Einordnung beruht auf Herstellerangaben, Dokumentation und einer Zürcher Studie. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Wer steht hinter openDesk?

openDesk kommt vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS), einer 100%igen Bundes-GmbH mit Sitz in Bochum, also mitten im Ruhrgebiet. Die Markteinführung war im Oktober 2024, heute sind laut ZenDiS 100.000 Verwaltungsarbeitsplätze damit ausgestattet. Die BWI, das IT-Systemhaus der Bundeswehr, hat einen Rahmenvertrag (PDF) über openDesk mit sieben Jahren Anfangslaufzeit geschlossen.

Gemacht ist openDesk für Behörden, ausgerichtet laut FAQ „an den Bedürfnissen der gesamten Öffentlichen Verwaltung in Deutschland“. Privatwirtschaftliche Cloud-Anbieter und IT-Dienstleister dürfen erst seit dem 23. September 2026 eigene Angebote auf Basis der Enterprise Edition aufbauen.

Welches openDesk-Modul ersetzt welche Microsoft-Anwendung?

openDesk bündelt Open-Source-Produkte unter einer Anmeldung. Der „Reifegrad“ fasst zusammen, was die Zürcher Studie und die openDesk-Unterlagen sagen, nicht eigene Tests.

Was openDesk heute nicht kann

Am deutlichsten benennt die Grenzen eine Evaluation der Stadt Zürich mit der Berner Fachhochschule: rund 70 Tests in vier Iterationen im Projektzeitraum August 2025 bis Januar 2026, mit den Versionen 1.7.0 und 1.8.0. Die Grundfunktionen eines Büroarbeitsplatzes deckt openDesk danach „gut bis sehr gut“ ab. Ein „rascher, vollständiger Ersatz von M365“ sei derzeit aber nicht möglich. Es fehlen:

• eigene Desktop- und Mobile-Apps (die openDesk-FAQ nennt immerhin Apps von Element, Nextcloud und Collabora),
• externe Telefonie und ein Gegenstück zur Power Platform,
• automatisiertes Geräte- und Client-Management wie mit Intune,
• umfassende Sicherheitsfunktionen vergleichbar mit Microsoft Defender.

In den getesteten Versionen fehlten außerdem die Volltextsuche in Dokumenten und eine volle Makro-Unterstützung; beides werde laufend angegangen. Eine integrierte revisionssichere Archivierung gehört laut FAQ derzeit nicht zu openDesk.

Die Online-Lizenzen beziffert die Studie auf rund 230 CHF pro Jahr, aktuell mehr als 50 % teurer als vergleichbare Microsoft-Lizenzen; das ist eine Zürcher Schätzung, kein deutscher Listenpreis. Empfohlen wird ein Proof of Concept; eine Migration müsste schrittweise über mehrere Jahre laufen. Wichtig finde ich eine Randnotiz: Die Umstellungen in Schleswig-Holstein starteten meist von älteren lokalen Systemen, nicht aus Microsoft 365. Daraus folgt für mich: Wer heute Teams, Intune und Defender nutzt, gibt bei einem Wechsel mehr auf als ein Betrieb mit altem Exchange-Server.

Warum openDesk und Microsoft 365 nicht zusammenspielen

Naheliegend wäre ein Mischbetrieb: openDesk für die meisten, Microsoft für Spezialfälle. Die Schnittstellen geben das kaum her:

• Outlook: Die Schnittstellenübersicht von openDesk nennt für E-Mail IMAP-Programme wie Thunderbird, für Kalender und Kontakte keine externe Anbindung. Outlook taucht dort ebenso wenig als Client auf wie im Produktleitfaden von Open-Xchange.
• Teams: Die Brücke zwischen Element und Teams verkauft Element nicht mehr.
• Benutzerkonten: openDesk muss jedes Konto selbst kennen; bei wenigen Nutzern geht das laut Dokumentation auch von Hand. Für den empfohlenen Abgleich aus LDAP oder Active Directory braucht reines Entra ID zusätzlich Azure AD Domain Services, weil es kein LDAP bietet.

Mein Schluss: Ein dauerhafter Mischbetrieb heißt zwei Kalender, zwei Chats, zwei Benutzerverwaltungen. Wenn openDesk, dann für einen klar abgegrenzten Bereich oder ganz.

Was die kostenlose Community Edition wirklich kostet

Die Community Edition steht kostenfrei auf openCode.de zum Download bereit. Sie betreiben sie laut FAQ „eigenverantwortlich“, Support kommt aus der Community. Für den Produktivbetrieb empfiehlt die technische Dokumentation allerdings die Enterprise Edition, die einige Funktionen und manche Sicherheitspatches exklusiv bekommt. Grundlage ist Kubernetes, eine Container-Plattform, die selbst gepflegt werden will.

Wie viel Pflege das ist, zeigen die Release-Meldungen im openDesk-Blog: Zwischen dem 19. August und dem 19. Oktober 2026 erschienen auf dem jeweils neuesten Versionszweig sechs Versionen (1.18, 1.18.1, 1.18.2, 1.19, 1.19.1 und 1.19.2), drei davon mit Sicherheitsupdates. Zur Lücke in XWiki mit einem CVSS-Wert von 9,3 von 10 schreibt ZenDiS: „Wir empfehlen ein unmittelbares Update.“ Wer selbst betreibt, spielt das alles selbst ein; kostenlos ist nur die Lizenz.

Schleswig-Holstein setzt statt openDesk einzelne Bausteine ein, darunter dieselbe Mail-Software: Am 2. Oktober 2025 schloss die Landesverwaltung den Umzug von mehr als 40.000 Postfächern von Exchange auf Open-Xchange und Thunderbird ab. Störungen beim Umstieg lagen laut Digitalminister Dirk Schrödter (c't) „ausdrücklich nicht“ an der Open-Source-Software; im Rechenzentrum war ein Load-Balancer fehlerhaft konfiguriert. Was ein Tag ohne E-Mail kostet, überschlagen Sie mit dem Ausfallkosten-Rechner; was ein eigener Mailserver an Zeit verlangt, steht in E-Mail-Server selbst hosten oder Microsoft 365.

Wie kommt ein kleiner Betrieb heute an openDesk?

Die Enterprise Edition mit festen SLAs ist für große Organisationen mit über 500 Anwendern konzipiert. Für kleine Betriebe interessanter sind die Partner aus dem Partnerprogramm; die ersten drei hat ZenDiS am 13. Oktober 2026 genannt:

• STACKIT bietet openDesk als SaaS an: Pilotpakete ab sofort, das Produktivangebot soll Anfang 2027 starten.
• B1 Systems und DACHS IT übernehmen als Systemintegratoren Aufbau und Betrieb, als SaaS oder beim Kunden; B1 Systems nennt ausdrücklich auch Umgebungen „für kleine Gruppen“.

Im Herbst 2026 bleiben also ein Pilotpaket, ein Integrator oder die Community Edition mit Dienstleister.

Vier Fragen, die über den Wechsel entscheiden

1. Hängen Abläufe an Excel-Makros oder Add-ins? Dann bleibt mindestens dafür Microsoft Office nötig.
2. Geht es ohne Outlook? Wer Outlook samt Kalender und Kontakten braucht, hat hier ein Ausschlusskriterium.
3. Wo liegen die Benutzerkonten? Ein lokales Active Directory lässt sich direkt abgleichen, reines Entra ID nur über einen Umweg.
4. Wer betreibt es? Ohne jemanden, der Kubernetes und Updates im Griff hat, bleibt nur ein Partnerangebot.

Wer einfach eine andere Cloud sucht, findet im Vergleich Microsoft 365 oder Google Workspace die zweite große Option.

Meine Empfehlung: Beantworten Sie die vier Fragen jetzt und planen Sie für 2027 ein Pilotprojekt mit einer kleinen Gruppe, wie es auch die Zürcher Studie nahelegt. Schon heute kann openDesk zu Betrieben passen, die fast nur im Browser arbeiten, keine Makros brauchen, ihre Konten lokal verwalten und einen Dienstleister für den Betrieb haben.

Noch Fragen zu openDesk?

Was kostet openDesk für einen kleinen Betrieb?
Die Community Edition ist kostenfrei, der Betrieb nicht. Preise für die Enterprise Edition gibt es laut ZenDiS nur „auf Anfrage“, und die 230 CHF sind eine Zürcher Schätzung, kein Preis für Deutschland.

Kann ich Word- und Excel-Dateien weiter bearbeiten?
Ja, gängige Microsoft-Office-Formate werden laut FAQ „problemlos unterstützt“. Die Grenze sind Makros; prüfen Sie Ihre wichtigsten Vorlagen in einer Testumgebung.

Kann ich meine E-Mails aus Microsoft 365 mitnehmen?
Ja, laut openDesk-Dokumentation über den kostenpflichtigen Dienst audriga, mit bis zu 50 Konten je CSV-Upload. Der nötige Migrationsmodus fehlt aber in der Community Edition.

Gibt es eine KI wie Copilot?
Teilweise. Collabora Online und die Notizen haben KI-Schreibfunktionen, openDesk liefert aber kein KI-Modell mit: Endpunkt, Modell und API-Schlüssel bringen Sie selbst mit. Eine anwendungsübergreifende KI hat ZenDiS im Oktober 2026 erst als Proof of Concept gezeigt.

Sie wollen wissen, wo Ihr Betrieb bei Makros, Outlook und Benutzerkonten steht? Dann gehen wir die vier Fragen gemeinsam und ergebnisoffen durch. Mehr dazu bei meinem IT-Support für KMU in Recklinghausen.

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