E-Rechnung wird Pflicht: Ausstellungspflicht ab 2027 – so stellen KMU jetzt um

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern läuft längst – nur in Etappen. Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Der zweite, größere Schritt steht jetzt vor der Tür: die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen. Für viele Unternehmen im Ruhrgebiet beginnt sie schon am 1. Januar 2027. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und zeigt, was Ihre Buchhaltung bis dahin braucht.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er ordnet die Lage ein und nennt erste Schritte. Verbindlich ist Ihre individuelle Situation – sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater. Stand: Juni 2026.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Wichtigstes Missverständnis zuerst: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 – also Daten, die eine Software direkt einlesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass jemand abtippt. Das klassische PDF gilt dagegen als „sonstige Rechnung".

Zwei Formate sind in Deutschland gängig und zulässig:

• XRechnung – ein reines XML-Format, technisch, ohne sichtbares Layout.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein Hybrid: ein normal aussehendes PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Für das menschliche Auge wie eine PDF-Rechnung, für die Software trotzdem maschinenlesbar. (Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen allein nicht.)

Für Betriebe, die ihre Rechnungen weiterhin „sehen" möchten, ist ZUGFeRD in der Praxis meist der angenehmere Weg.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich – also bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor.

• Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische B2B-Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür rechtlich aus – eine Zustimmung des Empfängers ist nicht nötig.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr (2026).
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen B2B-Betriebe – unabhängig vom Umsatz.

Bis Ende 2027 dürfen kleinere Betriebe (bis 800.000 € Vorjahresumsatz) also noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Aber Achtung: Das betrifft nur das Ausstellen. Empfangen müssen Sie strukturierte Rechnungen schon heute – und Ihre größeren Kunden dürfen sie Ihnen ab 2027 ganz regulär schicken.

Warum Sie nicht bis Dezember 2027 warten sollten

Drei nüchterne Gründe sprechen gegen das Aufschieben:

1. Sie bekommen längst E-Rechnungen. Wer sie nur im Posteingang sammelt und nicht ordentlich verarbeitet, riskiert verlorene Vorsteuer und Chaos in der Buchhaltung – die GoBD verlangt eine revisionssichere Ablage im Originalformat.
2. Software und Berater sind 2027 ausgebucht. Wenn alle gleichzeitig umstellen, wird es eng. Eine ruhige Umstellung jetzt ist günstiger und weniger fehleranfällig als eine Hauruck-Aktion kurz vor der Frist.
3. Die Umstellung verbessert Ihre Abläufe. Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, zuordnen und verbuchen. Was als Pflicht beginnt, spart anschließend echte Arbeitszeit.

Die ersten konkreten Schritte

So gehen Sie das Thema pragmatisch an – ohne teure Speziallösung, wenn Sie keine brauchen:

1. Empfang sicherstellen. Legen Sie ein dediziertes Rechnungspostfach an (z. B. rechnung@ihrefirma.de) und klären Sie, dass eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien dort verlässlich landen und sichtbar gemacht werden.
2. Bestandsaufnahme der Software. Kann Ihr Rechnungs-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungsprogramm XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen und einlesen? Viele gängige Programme können es bereits oder per Update – nur ist die Funktion oft nicht aktiviert.
3. Stammdaten aufräumen. Strukturierte Rechnungen sind strenger als PDFs: Leitweg-IDs, korrekte Steuernummern/USt-IdNr., saubere Artikel- und Kundendaten. Lücken, die im PDF niemand bemerkt, lassen eine E-Rechnung technisch durchfallen.
4. Revisionssichere Ablage klären. Die strukturierte Datei ist das Original und muss GoBD-konform aufbewahrt werden – nicht der hübsche Ausdruck.
5. Mit dem Steuerberater abstimmen. Wie kommen die Daten zu ihm, in welchem Format, über welchen Weg? Diese Schnittstelle früh zu klären, erspart später doppelte Arbeit.

Typische Stolperfallen

• „Das PDF reicht doch." Ab dem jeweiligen Stichtag eben nicht mehr – die strukturierten Daten müssen vorhanden sein.
• Insellösungen. Wer Rechnungen in Excel oder einer alten Access-Datenbank schreibt, hat keinen sauberen Weg zur E-Rechnung. Hier lohnt sich der Blick auf eine schlanke, integrierte Lösung.
• Nur ans Ausstellen denken. Der Empfang ist bereits Pflicht und wird gern übersehen.
• Format-Profile. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist zulässig – auf Version und Profil achten.

Fazit

Die E-Rechnung kommt verlässlich und in klaren Stufen: empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 für größere und ab 2028 für alle B2B-Betriebe. Das ist kein Grund zur Hektik, aber ein guter Anlass, die Rechnungsprozesse einmal sauber aufzusetzen – statt es im Dezember 2027 unter Zeitdruck zu tun. Richtig gemacht, ist die Umstellung weniger Bürokratie und mehr Automatisierung.

Sie sind nicht sicher, ob Ihre Software schon bereit ist oder wie Ihr Weg zur E-Rechnung aussieht? In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an und finden den schlanksten Weg – nüchtern und ohne Verkaufsdruck.